Met de werkkostenregeling (WKR) kun je als werkgever werknemers op een slimme en fiscaal voordelige manier iets extra's geven. Denk aan een kerstpakket, cadeaubon of een gezellig personeelsuitje. In dit blog leggen we uit hoe de WKR werkt, wat er precies onder valt en hoe je het meeste haalt uit de mogelijkheden.
De vrije ruimte is het bedrag dat je per jaar onbelast mag besteden aan extra's voor je personeel. Voor 2025 geldt:
Heb je bijvoorbeeld een loonsom van € 300.000, dan heb je € 6.000 vrije ruimte. Binnen dat bedrag kun je allerlei leuke dingen regelen voor je team, zonder dat je medewerkers daar loonbelasting over betalen. Zolang je binnen de vrije ruimte blijft, betaal jij er als werkgever ook geen belasting over.
Ga je over de grens van de vrije ruimte heen? Dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het bedrag boven die grens. Niet ideaal, maar soms nog altijd voordeliger dan het bruto uitbetalen van datzelfde bedrag aan je medewerkers.
Binnen de vrije ruimte kun je van alles geven, zoals een teamuitje, een kerstpakket of een cadeaubon. Let op: cadeaubonnen zijn niet gericht vrijgesteld en vallen dus altijd in de vrije ruimte.”
De Belastingdienst hanteert het gebruikelijkheidscriterium: wat je geeft moet passen bij wat gebruikelijk is binnen vergelijkbare bedrijven of sectoren. Als richtlijn geldt dat bedragen tot ongeveer € 2.400 per werknemer per jaar meestal worden geaccepteerd, maar dit is geen harde wettelijke grens.
Geldbonussen, zoals een eindejaarsbonus, vallen niet onder de WKR omdat ze worden gezien als regulier loon. Ze worden daarom altijd normaal belast. Alleen beloningen in natura, zoals een cadeaubon of klein cadeau, kun je eventueel aanwijzen als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte.
Naast de vrije ruimte zijn er ook gerichte vrijstellingen. Dit zijn kosten die je onbelast mag vergoeden zonder dat ze de vrije ruimte gebruiken:
Door gerichte vrijstellingen slim toe te passen, houd je meer vrije ruimte over voor extra’s die je team echt waardeert, zoals een cadeaubon of teamuitje.
Wil je het maximale uit de WKR halen? Let dan op deze punten:
Stel: je bedrijf heeft een totale loonsom van € 700.000. De vrije ruimte in 2025 wordt dan als volgt berekend:
Je hebt daarmee in totaal € 11.540 aan vrije ruimte beschikbaar.
Je benut de vrije ruimte met een zomerfeest van € 8.000 en verrast je 20 medewerkers eind december met een KaartDirect keuze cadeaukaart van € 150 per persoon.
Je totale uitgaven zijn € 11.000 en blijven daarmee onder de grens van € 11.540. Alles valt dus binnen de vrije ruimte. Dat betekent: geen loonbelasting voor je medewerkers en geen eindheffing voor jou.
Geef waardering die bijblijft, zonder fiscale rompslomp. Via de werkkostenregeling kun je eenvoudig een cadeaukaart of uitje regelen, zonder dat jij of je medewerkers daar belasting over betalen. Wil je medewerkers verrassen met een fiscaal vriendelijke cadeaubon? Bekijk het ruime aanbod op KaartDirect.nl en kies voor een persoonlijke waardering die past binnen jouw WKR-budget.